Amy Edmondson, professor ved Harvard Business School, har popularisert begrepet psykologisk trygghet og vi ser at mange ledere er opptatt av å skape dette i sine organisasjoner. Psykologisk trygghet handler om å ha en kultur og et ytringsklima som gjør at ansatte opplever at de kan uttrykke seg fritt. At ansatte ikke er redd for å «bli straffet» dersom de ytrer sine tanker, idéer, spørsmål eller bekymringer. Det handler om å skape et arbeidsmiljø hvor folk tør «å være seg selv».
På denne måten bidrar alle med sine beste forbedringsforslag og terskelen for å gi hverandre tilbakemeldinger er lavere. De organisasjonene som lykkes med dette klarer å endre, utvikle og fornye seg – og som et resultat av det levere bedre tjenester og produkter til sine kunder!
1. Still nysgjerrige spørsmål
Det å være nysgjerrig på andres meninger, tanker og idéer – selv om de er ulike dine egne, er med å bygge psykologisk trygghet. Dersom du tør å være nysgjerrig på hva dine kolleger mener om saker som diskuteres, beslutninger som tas eller prosjekter som gjennomføres, vil man skape en kultur hvor folk sier det de mener. Det motsatte av å være nysgjerrig – dømmende – kan være med på å skape en psykologisk utrygg kultur.
2. Benytt selvavsløring
Å «by litt på seg selv» gjennom selvavsløring er virksomt for å bygge psykologisk trygghet. Fortell gjerne om noen feil du har gjort eller noen ting du synes kan være litt sårbart å dele. Da setter du et eksempel til etterfølgelse og demonstrerer til de andre at «her er det greit å fortelle om de tingene vi ikke får til».
3. Lytt aktivt når andre forteller om egne idéer, tanker, bekymringer eller feil
Å demonstrere det vi på fagspråket kaller sosial sensitivitet – nemlig å vise at du lytter når andre forteller om ting som kan være litt ubehagelig eller sårbart å dele. Dersom folk opplever at man ikke lytter når man forteller om vanskelige ting, så skaper dette en sterk utrygghet. Det gjør at ansatte velger å holde tilbake informasjonen fordi de opplever at de ikke blir lyttet til. Da går man glipp av verdifulle innspill, tanker eller feil som man kan lære av.
4. Gi feedback til hverandre
Å gi tilbakemeldinger til kolleger er viktig, og det er viktig hvordan vi gjør dette. Dersom man kombinerer tydelighet med vennlighet ser vi at tilbakemeldingen har størst sannsynlighet for å bli tatt imot. Noen ganger kan det være nyttig å avvæpne situasjonen før man gir selve tilbakemeldingen med å si noe som forbereder personen på at du skal gi tilbakemelding, og at det gjerne kan være vanskelig å høre.
5. Ta tak i teamets tilstand
I team og avdelinger ser vi noen ganger at det er en atmosfære av frustrasjon eller usikkerhet. Å tørre å sette ord på dette, fortelle om det du observerer og skape dialog i teamet rundt denne «atmosfæren» er virksomt. Vi kaller gjerne dette å se teamet utenfra eller å ta «helikopterperspektiv». Dersom vi lar disse tilstandene flyte fritt uten at vi tar kontroll på dem, forsurer de miljøet og den psykologiske tryggheten reduseres.
6. Vis respekt både «av og på banen»
Når vi arbeider i team er det viktig at vi viser respekt og forståelse for hverandre både når vi er sammen, men også på bakrommet. Dersom vi snakker nedlatende om våre kolleger bak andres rygg skaper dette en kultur av utrygghet og usikkerhet. Folk blir mer selv-beskyttende og lite villige til å dele av sine tanker, idéer, feil og bekymringer – fordi de lurer på hvordan dette blir snakket om i etterkant.
7. Forsøk genuint å ønske å lære
Det å innta en posisjon av uvitenhet kan være skremmende. Dersom du viser til dine kolleger at du ønsker å lære av dem demonstrerer du en nyttig atferd gjennom din væremåte. Du går foran som et eksempel om at «her er det greit å ikke kunne alt – vi kan lære av hverandre». Ofte unngår vi å genuint vise et ønske om å lære av hverandre fordi det betyr at vi kan fremstå som inkompetente eller dumme.
8. Skap tydelighet rundt mål, roller og forventninger
Ved å ha en tydelighet rundt disse elementene så vet alle hvilken retning vi skal (mål), hvem som skal gjøre hva (roller) og hvordan vi skal gjøre dette (forventninger). Denne tydeligheten fjerner usikkerhet og bygger samtidig psykologisk trygghet. I avdelinger og team som mangler tydelighet rundt dette ser vi at det er flere kilder til uenighet, usikkerhet og uheldige konflikter.
9. Skap struktur som sørger for at vi undersøker oss som team
Ved å ha prosesser eller strukturer som sørger for at dere iakttar / undersøker dere selv blir dere også mer bevisst på hva teamet eller avdelingen må forbedre seg på. Ofte ser vi at team har regelmessige møter (f.eks. annenhver uke) hvor de bruker 30 minutter på å si noe om (1) Hva er vi gode på? (2) Hva kan vi bli bedre på? (3) Hva skal vi starte med som vi ikke gjør i dag? (4) Hva skal vi slutte med som vi gjør i dag? (5) Hva skal vi fortsette med som vi allerede gjør? Gjennom å regelmessig studere disse faktorene i egen avdeling/eget team, identifisere og prioritere noen forbedringspunkter så har man implementert en struktur som skaper trygghet i avdelingen/teamet.
10. Be om tilbakemelding på måten du kommuniserer
Spør dine kolleger hvordan de opplever at du kommuniserer med dem, og be gjerne om tilbakemelding på hva de synes fungerer godt og hva de synes kunne vært bedre. Dette kan være skremmende å gjøre, men dersom vi forsøker å ta imot denne tilbakemeldingen blir vi også bedre lagspillere – og er med på å skape psykologisk trygghet.Noen av disse rådene er dere sannsynligvis gode på allerede. Det vi anbefaler er å velge ut noen av dem og trene spesifikt på disse. Psykologisk trygghet er viktig og blir enda viktigere fremover etter hvert som endringer skjer raskere og arbeidsoppgaver krever større fleksibilitet og tilpasningsdyktighet fra arbeidstakere.
Vil du vite mer om hvordan vi kan bidra til å skape psykologisk trygghet?
